Namen politike varstva osebnih podatkov je seznaniti občane, sodelavce in zaposlene ter druge osebe (v nadaljevanju: »posameznik«), ki sodelujejo z OBČINO GRAD (v nadaljevanju: »občina«) o namenih in pravnih podlagah, varnostnih ukrepih ter pravicah posameznikov glede obdelave osebnih podatkov, ki jih izvaja naša občina.
Cenimo vašo zasebnost, zato vaše podatke vedno skrbno varujemo.
Osebne podatke obdelujemo v skladu z evropsko zakonodajo (Uredba (EU) 2016/697 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o pretoku takih podatkov (v nadaljevanju: »Splošna uredba«)), veljavno slovensko zakonodajo s področja varstva osebnih podatkov in drugo zakonodajo, ki nam daje pravno podlago za obdelavo osebnih podatkov.
Politika varstva osebnih podatkov vsebuje informacije, na kak način naša občina kot upravljavec obdeluje osebne podatke, ki jih prejme od posameznika na osnovi pravnih podlag.
1) Upravljavec
Upravljavec osebnih podatkov je občina:
OBČINA GRAD
GRAD 172, 9264 GRAD
E-pošta: tajnistvo@obcina-grad.si
Telefon: 02 551 88 80
2) Pooblaščena osebaV skladu z določilom 37. člena Splošne uredbe smo za pooblaščeno osebo za varstvo podatkov imenovali družbo:
DATAINFO.SI, d.o.o.
Tržaška cesta 85, SI-2000 Maribor
www.datainfo.si
e-pošta: dpo@datainfo.si
telefon: +386 (0) 2 620 4 300
3) Osebni podatki
Osebni podatek pomeni katero koli informacijo v zvezi z določenim ali določljivim posameznikom; določljiv posameznik je tisti, ki ga je mogoče neposredno ali posredno določiti, zlasti z navedbo identifikatorja, kot je ime, identifikacijska sˇtevilka, podatki o lokaciji, spletni identifikator, ali z navedbo enega ali več dejavnikov, ki so značilni za fizično, fiziolosˇko, genetsko, dusˇevno, gospodarsko, kulturno ali druzˇbeno identiteto tega posameznika.
4) Nameni obdelave in podlage za obdelavo podatkovObčina zbira in obdeluje vaše osebne podatke na naslednjih pravnih podlagah:
4.1) Izpolnitev zakonske obveznosti
Občina lahko na osnovi določil v zakonu obdeluje določene osebne podatke. Temeljni zakon, ki določa vrste različnih obdelav za izvajanje javnih nalog je Zakon o lokalni samoupravi. Med drugimi zakoni, na podlagi katerih se obdelujejo vaši podatki, izpostavimo še: Stanovanjski zakon, Zakon o prostorskem načrtovanju, Zakon o uveljavljanju pravic iz javnih sredstev, Zakon o prekrških, Zakon o zdravstvenem varstvu in zdravstvenem zavarovanju itd. Vsi veljavni predpisi s področja lokalne samouprave so zbrani na spletni strani pristojnega ministrstva:
https://www.gov.si/drzavni-organi/ministrstva/ministrstvo-za-javno-upravo/zakonodaja/
Občina na podlagi zakonske obveznosti obdeluje predvsem naslednje vrste osebnih podatkov: ime in priimek, spol, datum in kraj rojstva, EMŠO, naslov stalnega ali začasnega prebivališča, podatke o osebnih vozilih, podatke o nepremičninah itd. kot nam narekuje zakonodaja. V omejenih primerih je v občini možna obdelava osebnih podatkov tudi na osnovi javnega interesa.
4.2) Izvajanje pogodbe
V primeru, ko posameznik z občino sklene določeno pogodbo, ta predstavlja pravno podlago za obdelavo osebnih podatkov. Osebne podatke moramo obdelovati za sklenitev in izvajanje pogodbe. Če posameznik osebnih podatkov ne posreduje, občina ne more skleniti pogodbe, prav tako občina ne more izvesti storitve oziroma dostaviti blaga ali drugih produktov v skladu s sklenjeno pogodbo, saj nima potrebnih podatkov za izvedbo. V skladu z določbami Zakona o elektronskih komunikacijah smemo pogodbene stranke obveščati o vsebinah, storitvah in izdelkih. Posameznik lahko kadarkoli zahteva prekinitev tovrstnega komuniciranja in obdelave osebnih podatkov in prekliče prejemanje sporočil preko povezave za odjavo v prejetem sporočilu, ali kot zahtevek po elektronski pošti na tajnistvo@obcina-grad.si ali z redno pošto na naslov GRAD 172, 9264 GRAD
4.3) Zakoniti interes
Občina, kot javni organ, lahko izjemoma pri opravljanju nalog iz svoje pristojnosti uveljavlja tudi pravno podlago zakonitega interesa, kadar opravljanja naloge v okviru t.i. tržne dejavnosti. Slednje ni dopustno, kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov. V primeru uporabe zakonitega interesa občina vedno opravi presojo skladno s Splošno uredbo.
Tako lahko posameznike občasno obveščamo o dogodkih, izobraževanjih in drugih vsebinah preko elektronske pošte, preko telefonskih klicev in po navadni pošti. Posameznik lahko kadarkoli zahteva prekinitev tovrstnega komuniciranja in obdelave osebnih podatkov in prekliče prejemanje sporočil preko povezave za odjavo v prejetem sporočilu, ali kot zahtevek po elektronski pošti na tajnistvo@obcina-grad.si ali z redno pošto na naslov GRAD 172, 9264 GRAD.
4.4) Obdelava na podlagi privolitve oz. soglasja
V kolikor občina nima pravne podlage izkazane na osnovi zakona, pogodbene obveznosti ali zakonitega interesa, sme posameznika zaprositi za privolitev oz. soglasje. Tako lahko obdeluje določene osebne podatke posameznika tudi za naslednje namene, kadar posameznik poda za to soglasje:
Če posameznik poda soglasje za obdelavo osebnih podatkov in v nekem trenutku tega več ne želi, lahko zahteva prekinitev obdelave osebnih podatkov z zahtevkom po elektronski pošti tajnistvo@obcina-grad.si ali z redno pošto na naslov GRAD 172, 9264 GRAD. Preklic privolitve ne vpliva na zakonitost obdelave na podlagi privolitve pred njenim preklicem.
4.5) Obdelava je potrebna za zasˇčito zˇivljenjskih interesov posameznika
Občina lahko obdeluje osebne podatke posameznika, na katerega se nanasˇajo osebni podatki, v kolikor je to nujno za zaščito njegovih življenjskih interesov. V nujnih primerih lahko občina poišče osebni dokument posameznika, preveri ali ta oseba obstaja v njegovi zbirki podatkov, preuči njegovo anamnezo ali naveže stik z njegovimi svojci, za kar občina ne potrebuje posameznikove privolitve. Navedeno velja v primeru, ko je to nujno potrebno za zaščito življenjskih interesov posameznika.
5) Način pridobitve osebnih podatkov
Ko na občini posameznik vloži vlogo za pridobitev dovoljenj ali uveljavljanje pravic, ki so v pristojnosti občine, ta z vlogo pridobi navedene osebne podatke, ki jih občina pridobiva na osnovi zakonodaje. V kolikor se posameznika zaprosi za dodatne podatke, npr. telefonska številka, e-pošta, za lažje komuniciranje in obveščanje, je to v vlogi posebej zabeleženo. Občina lahko v okviru izvajanja javnih nalog na osnovi posredovane vloge posameznikove osebne podatke pridobi tudi iz drugih virov, kot so na primer: Elektronska evidenca Ministrstva za notranje zadeve – Centralni register prebivalstva (e-CRP), Centralna evidenca Ministrstva za delo, družino in socialne zadeve za izvajanje Zakona o uveljavljanju pravic iz javnih sredstev. Osebne podatke občina pridobi tudi na podlagi videonadzornega sistema, ko obiščete poslovne prostore občine. Ravno tako lahko pridobimo podatke na osnovi posameznikovega obiska spletnih strani občine ob npr. pošiljanju vprašanj, mnenj ali pobud v zvezi z našo občino preko kontaktnih obrazcev.
6) Hramba in izbris osebnih podatkovObčina bo hranila osebne podatke le toliko časa, dokler bo to potrebno za uresničitev namena, zaradi katerega so bili osebni podatki zbrani in obdelovani. V kolikor občina podatke obdeluje na podlagi zakona, jih bo hranila za obdobje, ki ga predpisuje zakon. Pri tem se nekateri podatki hranijo za časa sodelovanja z občino, nekatere podatke pa je treba hraniti trajno. Osebne podatke, ki jih občina obdeluje na osnovi pogodbenega odnosa s posameznikom, občina hrani za obdobje, ki je potrebno za izvršitev pogodbe in še 6 let po njenem prenehanju, razen v primerih, ko pride med posameznikom in občino do spora v zvezi s pogodbo. V takem primeru hrani občina podatke še 10 let po pravnomočnosti sodne odločbe, arbitraže ali sodne poravnave ali, če sodnega spora ni bilo, 5 let od dneva mirne razrešitve spora. Tiste osebne podatke, ki jih občina obdeluje na podlagi osebne privolite posameznika ali zakonitega interesa, bo občina hranila do preklica privolitve ali do zahteve do izbrisa podatkov. Po prejemu preklica ali zahteve za izbris se podatki izbrišejo najkasneje v 15 dneh. Občina lahko te podatke izbriše tudi pred preklicem, kadar je bil dosežen namen obdelave osebnih podatkov ali če tako določa zakon.
Izjemoma lahko občina zavrne zahtevo za izbris iz razlogov iz Splošne uredbe, kot so našteti: uresničevanje pravice do svobode izražanja in obvesˇčanja, izpolnjevanje pravne obveznosti obdelave, razlogi javnega interesa na področju javnega zdravja, nameni arhiviranja v javnem interesu, znanstveno- ali zgodovinsko raziskovalne nameni ali statistični nameni, izvajanje ali obramba pravnih zahtevkov. Po preteku obdobja hrambe mora občina osebne podatke učinkovito in trajno izbrisati ali anonimizirati, tako da jih ni več mogoče povezati z določenim posameznikom.
7) Pogodbena obdelava osebnih podatkov in iznos podatkovObčina lahko za posamezne obdelave osebnih podatkov na osnovi pogodbe o pogodbeni obdelavi zaupa pogodbenemu obdelovalcu. Pogodbeni obdelovalci lahko zaupane podatke obdelujejo izključno v imenu upravljavca, v mejah njegovega pooblastila, ki je zapisan v pisni pogodbi oziroma drugem pravnem aktu in skladno z nameni, ki so opredeljeni v tej politiki zasebnosti.
Pogodbeni obdelovalci, s katerimi sodeluje občina so predvsem:
Organizacija za namene boljšega pregleda in nadzora nad pogodbenimi obdelovalci in urejenosti medsebojnega pogodbenega razmerja, vodi seznam pogodbenih obdelovalcev, v katerem so navedeni vsi konkretni pogodbeni obdelovalci, s katerimi organizacija sodeluje.
Občina v nobenem primeru ne bo posredovala osebnih podatkov posameznika tretjim nepooblaščenim osebam. Pogodbeni obdelovalci smejo osebne podatke obdelovati zgolj v okviru navodil občine in osebnih podatkov ne smejo uporabiti za katerekoli druge namene.
Občina kot upravljavec in njeni zaposleni osebnih podatkov ne iznašajo v tretje države (izven držav članic Evropskega gospodarskega prostora – članice EU ter Islandija, Norveška in Liechtenstein) in v mednarodne organizacije, razen v ZDA, pri čemer so pogodbeni obdelovalci iz ZDA vključeni v program Zasebnostnega ščita EU-ZDA (Privacy Shield).
Več o Zasebnostnem ščitu EU-ZDA na spletnih straneh Informacijskega pooblaščenca: https://www.ip-rs.si/varstvo-osebnih-podatkov/obveznosti-upravljavcev/iznos-osebnih-podatkov-v-tretje-drzave/iznos-osebnih-podatkov-v-zda/.
8) PiškotkiSpletna stran občine deluje s pomočjo t.i. piškotkov (angl. cookies). Piškotek je datoteka, ki shrani nastavitve spletnih strani. Spletna mesta piškotke shranijo v naprave uporabnikov, s katerimi dostopajo do interneta z namenom prepoznavanja posameznih naprav in nastavitev, ki so jih uporabniki uporabili pri dostopu. Piškotki omogočajo spletnim stranem prepoznavanje, v kolikor je uporabnik že obiskal spletno mesto. Pri naprednih aplikacijah se lahko z njihovo pomočjo ustrezno prilagodijo posamezne nastavitve. Njihovo shranjevanje je pod popolnim nadzorom brskalnika, ki ga uporablja posameznik – ta lahko shranjevanje piškotkov po želji omeji ali popolnoma onemogoči.
Piškotki so temeljnega pomena za zagotavljanje posamezniku prijaznih spletnih storitev. Uporabljajo se za shranjevanje podatkov o stanju posamezne spletne strani, pomagajo pri zbiranju statistik o uporabnikih in obiskanosti spletnega mesta, itd. S pomočjo piškotkov ocenimo učinkovitost zasnove našega spletnega mesta.
Spletna stran občine uporablja naslednje piškotke:
|
Ime piškotka |
Čas trajanja |
Funkcija |
|
zoompage |
2 leti |
Pomnenje uporabnikove izbire o velikosti pisave na spletni strani |
|
cookies |
2 leti |
Pomnenje uporabnikove izbire o sprejetju piškotov |
|
hide_exposed_item_id |
12 ur |
Pomnjenje uporabnikove izbire o prikazu pasice z izrednim obvestilom |
|
.AspNet.ApplicationCookie |
14 dni |
Pomnjenje uporabnikove prijave (login) |
|
__RequestVerification Token |
Trenutna seja |
Pomaga preprečevati t.i. Cross-Site Request Forgery (CSRF) napade. |
Piškotke, ki jih je brskalnik shranil, lahko posameznik izbriše (navodila se nahajajo na spletnih straneh posameznega brskalnika).
9) Varovanje podatkov in točnost podatkovObčina skrbi za informacijsko varnost in varnost infrastrukture (prostorov in aplikativno sistemske programske opreme). Naši informacijski sistemi so med drugim zaščiteni s protivirusnimi programi in požarnim zidom. Uvedli smo ustrezne organizacijsko tehnične varnostne ukrepe, namenjene varstvu osebnih podatkov pred naključnim ali nezakonitim uničenjem, izgubo, spreminjanjem, nepooblaščenim razkrivanjem ali dostopom ter pred drugimi nezakonitimi in nepooblaščenimi oblikami obdelave. V primeru posredovanja posebnih vrst osebnih podatkov, jih posredujemo v šifrirani obliki in zaščiteni z geslom.
Posameznik je sam odgovoren, da svoje osebne podatke posreduje varno in da so posredovani podatki točni in verodostojni. Občina se bo trudila, da bodo osebni podatki, ki jih obdeluje, točni in po potrebi ažurirani, občasno se lahko na posameznika obrne za potrditev točnosti osebnih podatkov.
10) Pravice posameznika glede obdelave podatkovV skladu s Splošno uredbo ima posameznik sledeče pravice iz varstva osebnih podatkov:
Če želi posameznik uveljavljati katerokoli od prej navedenih pravic, lahko pošlje zahtevek po elektronski pošti na tajnistvo@obcina-grad.si ali z redno pošto na naslov GRAD 172, 9264 GRAD. Na zahtevo, ki se nanaša na pravice posameznika, bo organizacija odgovorila brez nepotrebnega odlašanja in v vsakem primeru v enem mesecu po prejemu zahteve. V primeru, da bi se ta rok ob upoštevanju kompleksnosti in števila zahtev, podaljšal (za največ dva dodatna meseca), boste o tem obveščeni. Dostop do posameznikovih osebnih podatkov in uveljavljene pravic je za posameznika brezplačno. Vendar pa lahko občina zaračuna razumno plačilo, v kolikor je zahteva posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, očitno neutemeljena ali pretirana, zlasti če se ponavlja. V takšnem primeru lahko občina zahtevo tudi zavrne. V primeru uveljavljanja pravic iz tega naslova bo morebiti morala občina od posameznika zahtevati določene informacije, ki mu bodo pomagale pri potrditvi identitete posameznika, kar je le varnostni ukrep, ki zagotavlja, da se osebni podatki ne razkrijejo nepooblaščenim osebam.
Pri uveljavljanju pravic iz tega naslova lahko posameznik uporabi obrazec Informacijskega pooblaščenca, ki je dosegljiv na njihovi spletni strani. Povezava na: https://www.ip-rs.si/fileadmin/user_upload/doc/obrazci/ZVOP/Zahteva_za_seznanitev_z_lastnimi_osebnimi_podatki__Obrazec_SLOP_.doc
V primeru, da posameznik meni, da so mu pravice kršene, se lahko za zaščito ali pomoč obrne na nadzorni organ (Informacijskega pooblaščenca). Povezava na: https://www.ip-rs.si/zakonodaja/reforma-evropskega-zakonodajnega-okvira-za-varstvo-osebnih-podatkov/kljucna-podrocja-uredbe/prijava-krsitev/
Če ima posameznik kakršnakoli vprašanja v zvezi z obdelavo svojih osebnih podatkov, se lahko vedno obrne na občino preko elektronske pošte na tajnistvo@obcina-grad.si ali z redno pošto na naslov občine.
11) Objava spremembVsaka sprememba naše Politike o varstvu osebnih podatkov bo objavljena na spletni strani občine: www.obcina-grad.si Z uporabo spletne strani posameznik potrjuje, da sprejema in soglaša s celotno vsebino te politike varstva osebnih podatkov.
Politiko varstva osebnih podatkov je sprejela županja Občine Grad Cvetka Ficko občine dne, 7. 10. 2018, sprememba dne, 3. 7. 2020.
Grad, dne 3. 7. 2020
Občina Grad
županja Cvetka Ficko, l.r.
.jpg.jpg)
