Politika zasebnosti - varnosti osebnih podatkov organizacije

 Politika zasebnosti

Namen politike zasebnosti je seznaniti občane, sodelavce in zaposlene ter druge osebe (v nadaljevanju: »posameznik«), ki sodelujejo z OBČINO GRAD (v nadaljevanju: »občina«) o namenih in pravnih podlagah, varnostnih ukrepih ter pravicah posameznikov glede obdelave osebnih podatkov, ki jih izvaja naša občina.

Cenimo vašo zasebnost, zato vaše podatke vedno skrbno varujemo.

Osebne podatke obdelujemo v skladu z veljavno zakonodajo s področja varstva osebnih podatkov in drugo zakonodajo, ki nam daje pravno podlago za obdelavo osebnih podatkov.

Vsaka sprememba tega dokumenta bo objavljena na naši spletni strani. Z uporabo spletne strani potrjujete, da ste seznanjeni s celotno vsebino politike zasebnosti.

 1) Osebni podatki

Osebni podatek pomeni katero koli informacijo v zvezi z določenim ali določljivim posameznikom; določljiv posameznik je tisti, ki ga je mogoče neposredno ali posredno določiti, zlasti z navedbo identifikatorja, kot je ime, identifikacijska številka, podatki o lokaciji in spletni identifikator ali z navedbo enega ali več dejavnikov, ki so značilni za fizično, fiziološko, genetsko, duševno, gospodarsko, kulturno ali družbeno identiteto tega posameznika.

2) Nameni in pravne podlage za obdelavo osebnih podatkov

Občina zbira in obdeluje vaše osebne podatke na naslednjih pravnih podlagah:

­        obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca;

­        obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe;

­        obdelava je potrebna zaradi zakonitih interesov, za katere si prizadeva upravljavec ali tretja oseba;

­        posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo svojih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov;

­        obdelava je potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali druge fizične osebe.

Uporaba spletnih strani in spletnih kontaktov občine

Občina lahko pridobi osebne podatke na osnovi posameznikovega obiska spletnih strani občine ob npr. pošiljanju mnenj ali pobud, vprašanj posameznikov v zvezi z našo občino. Osebne podatke (npr. naslov elektronske pošte, ime in priimek) občina pridobi preko spletnih kontaktnih obrazcev ali kontaktne elektronske pošte občine. Osebni podatki se v tem primeru obdelujejo v skladu z namenom, za katerega so bili zbrani.

Vložitev vloge na občini za uveljavljanje pravic ali pridobitev dovoljenj

Vlagatelji, ki na občini oddajo vloge v fizični ali elektronski obliki na občinskih obrazcih, na občino posredujejo tiste osebne podatke, ki jih občina nujno potrebuje za namen obdelave vloge in vodenje konkretnega upravnega postopka v pristojnosti občine, ki ga posameznik uveljavlja z vlogo. Brez posredovanja osebnih podatkov, navednih v posamezni občinski vlogi, le-ta ne bo popolna. Občina ima podlago za obdelavo osebnih podatkov na podlagi pristojnosti, določenih z 21. v povezavi z 21.a členom Zakona o lokalni samupravi ter v področni državni zakonodaji in občinskih predpisih, odvisno od vrste posamezne vloge. Občina v vlogi obdeluje tudi kontaktne podatke vlagatelja (npr. telefon, e-pošta), ki so v vlogi posebej označeni ter podaja katerih je prostovoljna in ne vpliva na obravnavo vloge. Z vpisom kontaktnih podatkov posameznik soglaša, da jih občina lahko obdeluje za namen lažje komunikacije in vodenja konkretnega postopka.

Občina lahko v okviru izvajanja javnih nalog na osnovi posredovane vloge posameznikove osebne podatke pridobi tudi iz drugih virov in evidenc, kot so na primer: Elektronska evidenca Ministrstva za notranje zadeve – Centralni register prebivalstva (e-CRP), Centralna evidenca Ministrstva za delo, družino in socialne zadeve za izvajanje Zakona o uveljavljanju pravic iz javnih sredstev.

Izpolnitev zakonske obveznosti iz pristojnosti občine

Občina lahko za izvajanje občinskih nalog in obveznosti na osnovi zakonskih pristojnosti in drugih določil v zakonu po uradni dolžnosti obdeluje določene osebne podatke. Temeljni zakon, ki določa vrste različnih obdelav za izvajanje javnih nalog, je Zakon o lokalni samoupravi. Osebni podatki pa se obdelujejo tudi na podlagi Stanovanjskega zakona, Zakona o prostorskem načrtovanju, Zakona o uveljavljanju pravic iz javnih sredstev, Zakona o prekrških, Zakona o zdravstvenem varstvu in zdravstvenem zavarovanju itd. Vsi veljavni predpisi s področja lokalne samouprave so zbrani na spletni strani pristojnega ministrstva:

https://www.gov.si/drzavni-organi/ministrstva/ministrstvo-za-javno-upravo/zakonodaja/

Občina na podlagi zakonske obveznosti obdeluje predvsem naslednje vrste osebnih podatkov: ime in priimek, spol, datum in kraj rojstva, EMŠO, naslov stalnega ali začasnega prebivališča, podatke o osebnih vozilih, podatke o nepremičninah itd., kot nam narekuje zakonodaja. Občina v tem primeru pridobiva osebne podatke posameznikov tudi iz drugih veljavnih virov in uradnih evidenc, do katerih ima pristojnost dostopa (npr. Centralni register prebivalstva (e-CRP)). V omejenih primerih je v občini možna obdelava osebnih podatkov tudi na osnovi javnega interesa.

Izvajanje pogodbe

V primeru, ko posameznik z občino sklene določeno pogodbo, ta predstavlja pravno podlago za obdelavo osebnih podatkov. Osebne podatke moramo obdelovati za sklenitev in izvajanje pogodbe. Če posameznik osebnih podatkov ne posreduje, občina ne more skleniti pogodbe, prav tako občina ne more izvesti storitve oziroma dostaviti blaga ali drugih produktov v skladu s sklenjeno pogodbo, saj nima potrebnih podatkov za izvedbo. V skladu z določbami Zakona o elektronskih komunikacijah smemo pogodbene stranke obveščati o vsebinah, storitvah in izdelkih. Posameznik lahko kadarkoli zahteva prekinitev tovrstnega komuniciranja in obdelave osebnih podatkov in prekliče prejemanje sporočil po  povezavi za odjavo v prejetem sporočilu, ali kot zahtevek po elektronski pošti, ali z redno pošto na naslov občine.

Zakoniti interes

Občina lahko kot javni organ izjemoma pri opravljanju nalog iz svoje pristojnosti uveljavlja tudi pravno podlago zakonitega interesa, kadar opravlja naloge v okviru t.i. tržne dejavnosti. Slednje ni dopustno, kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov. V primeru uporabe zakonitega interesa občina vedno opravi presojo skladno s Splošno uredbo.

Tako lahko posameznike občasno obveščamo o dogodkih, izobraževanjih in drugih vsebinah po elektronski pošti, s telefonskimi klici in po navadni pošti. Posameznik lahko kadarkoli zahteva prekinitev tovrstnega komuniciranja in obdelave osebnih podatkov in prekliče prejemanje sporočil po povezavi za odjavo v prejetem sporočilu, ali kot zahtevek po elektronski pošti, ali z redno pošto na naslov občine.

Obdelava na podlagi privolitve oz. soglasja

V kolikor občina nima pravne podlage, izkazane na osnovi zakona, pogodbene obveznosti ali zakonitega interesa, sme posameznika zaprositi za privolitev oz. soglasje. Tako lahko obdeluje določene osebne podatke posameznika tudi za naslednje namene, kadar posameznik poda za to soglasje:

­        naslov prebivališča in naslov elektronske pošte za namene obveščanja in komunikacije;

­        fotografije, videoposnetki in druge vsebine, ki se nanašajo na posameznika (npr. objava slik posameznikov na spletni strani občine) za namene dokumentiranja aktivnosti in obveščanja javnosti o delu in dogodkih občine;

­        druge namene, za katere se posameznik strinja s privolitvijo.

Če posameznik poda soglasje za obdelavo osebnih podatkov in v nekem trenutku tega več ne želi, lahko zahteva prekinitev obdelave osebnih podatkov z zahtevkom po elektronski pošti ali z redno pošto na naslov občine. Preklic privolitve ne vpliva na zakonitost obdelave na podlagi privolitve pred njenim preklicem.

Obdelava je potrebna za zasščito življenjskih interesov posameznika

Občina lahko obdeluje osebne podatke posameznika, na katerega se nanasˇajo osebni podatki, v kolikor je to nujno za zaščito njegovih življenjskih interesov. V nujnih primerih lahko občina poišče osebni dokument posameznika, preveri, ali ta oseba obstaja v njegovi zbirki podatkov, preuči njegovo anamnezo ali naveže stik z njegovimi svojci, za kar občina ne potrebuje posameznikove privolitve. Navedeno velja v primeru, ko je to nujno potrebno za zaščito življenjskih interesov posameznika.

Videonadzor

V Občini Grad izvajamo videonadzor. S pomočjo videonadzora (kamere so nameščene v okolici vhodov v objekt režijskega obrata) spremljamo vstope v prostore in izstope iz njih (na podlagi 77. člena ZVOP-2). Videonadzor pa izvajamo tudi za namen varovanja posameznikov (uporabnikov, zaposlenih in obiskovalcev) ter premoženja organizacije (na podlagi zakonitega interesa, kot ga določa točka (f) 1. odstavka 6. člena Splošne uredbe, v povezavi s 76. in naslednjimi členi ZVOP-2). Videonadzor nam bo v pomoč pri odkrivanju, obravnavi ali reševanju incidenčnih oz. izrednih dogodkov, kaznivih dejanj, odškodninskih ali drugih zahtevkov. Posnetki se hranijo 90 dni. Videonadzora ne izvajamo na način, ki bi imel poseben vpliv obdelave. Prav tako videonadzor ne omogoča neobičajne nadaljnje obdelave, kot so prenosi subjektom v tretje države, spremljanje dogajanja v živo, možnost zvočne intervencije v primeru spremljanja dogajanja v živo. Vse informacije glede izvajanja videonadzora lahko pridobite na telefonski številki oz. elektronskem naslovu organizacije. Pravice posameznikov so opisane v tej Politiki zasebnosti. Dodatna vprašanja lahko naslovite tudi na pooblaščeno osebo za varstvo podatkov.

3) Hramba in izbris osebnih podatkov

Občina bo hranila osebne podatke le toliko časa, dokler bo to potrebno za uresničitev namena, zaradi katerega so bili osebni podatki zbrani in obdelovani. V kolikor občina podatke obdeluje na podlagi zakona, jih bo hranila za obdobje, ki ga predpisuje zakon. Pri tem se nekateri podatki hranijo v času sodelovanja z občino, nekatere podatke pa je treba hraniti trajno. Osebne podatke, ki jih občina obdeluje na osnovi pogodbenega odnosa s posameznikom, občina hrani za obdobje, ki je potrebno za izvršitev pogodbe in še 6 let po njenem prenehanju, razen v primerih, ko pride med posameznikom in občino do spora v zvezi s pogodbo. V takem primeru hrani občina podatke še 10 let po pravnomočnosti sodne odločbe, arbitraže ali sodne poravnave ali, če sodnega spora ni bilo, 5 let od dneva mirne razrešitve spora. Tiste osebne podatke, ki jih občina obdeluje na podlagi osebne privolite posameznika ali zakonitega interesa, bo občina hranila do preklica privolitve ali do zahteve za izbris podatkov. Po prejemu preklica ali zahteve za izbris se podatki izbrišejo brez nepotrebnega odlašanja. Občina lahko te podatke izbriše tudi pred preklicem, kadar je bil dosežen namen obdelave osebnih podatkov ali če tako določa zakon.

Izjemoma lahko občina zavrne zahtevo za izbris iz naštetih razlogov iz Splošne uredbe: uresničevanje pravice do svobode izražanja in obvesˇčanja, izpolnjevanje pravne (zakonske) obveznosti obdelave, razlogi javnega interesa na področju javnega zdravja, nameni arhiviranja v javnem interesu, znanstveno- ali zgodovinsko raziskovalni nameni ali statistični nameni, izvajanje ali obramba pravnih zahtevkov. Po preteku obdobja hrambe mora občina osebne podatke učinkovito in trajno izbrisati ali anonimizirati, tako da jih ni več mogoče povezati z določenim posameznikom.

4) Pogodbena obdelava osebnih podatkov in iznos podatkov

Občina lahko posamezne osebne podatke na osnovi pogodbe o pogodbeni obdelavi zaupa pogodbenemu obdelovalcu. Pogodbeni obdelovalci lahko zaupane podatke obdelujejo izključno v imenu upravljavca, v mejah njegovega pooblastila, ki je zapisano v pisni pogodbi oziroma drugem pravnem aktu in skladno z nameni, ki so opredeljeni v tej politiki zasebnosti.

Pogodbeni obdelovalci, s katerimi sodeluje občina, so predvsem:

­        ponudniki pravnega ter poslovnega svetovanja;

­        vzdrževalci infrastrukture (varnostne storitve);

­        vzdrževalci informacijskih sistemov;

­        ponudniki e-poštnih storitev in ponudniki programske opreme, storitev v oblaku (npr. Microsoft, Google);

­        ponudniki družabnih omrežij in spletnega oglaševanja (Google, Facebook, Instagram ipd.).

Občina za namene boljšega pregleda in nadzora nad pogodbenimi obdelovalci in urejenosti medsebojnega pogodbenega razmerja vodi seznam pogodbenih obdelovalcev, v katerem  so navedeni vsi konkretni pogodbeni obdelovalci, s katerimi občina sodeluje.

Občina v nobenem primeru ne bo posredovala osebnih podatkov posameznika tretjim nepooblaščenim osebam. Pogodbeni obdelovalci smejo osebne podatke obdelovati zgolj v okviru navodil občine in osebnih podatkov ne smejo uporabiti za katerekoli druge namene.

Občina kot upravljavec in njeni zaposleni osebnih podatkov ne iznašajo v tretje države (izven držav članic Evropskega gospodarskega prostora – članice EU ter Islandija, Norveška in Liechtenstein) in v mednarodne organizacije, razen v ZDA, pri čemer so razmerja s pogodbenimi obdelovalci iz ZDA urejena na podlagi standardnih pogodbenih klavzul (tipske pogodbe, ki jih je sprejela Evropska komisija) in/ali zavezujočih poslovnih pravil (ki jih sprejme organizacija in potrdijo nadzorni organi v EU).

5) Posredovanje osebnih podatkov

 Občina kot upravljavec osebnih podatkov posreduje te osebne podatke drugim osebam javnega sektorja ali drugim fizičnim ali pravnim osebam pod pogojem, da je za posredovanje podatkov izkazana ustrezna pravna podlaga in na podlagi utemeljene pisne zahteve, po veljavni zakonodaji varstva osebnih podatkov. Zahteva za posredovanje podatkov mora vsebovati: podatke in podpis vlagatelja oz.pooblaščene osebe vlagatelja, konkretno pravno podlago za pridobitev podatkov, namen in razloge pridobitve, vrste zahtevanih podatkov, obliko in način pridobitve podatkov in identifikacijo zadeve, za katero se podatki potrebujejo ter navedbo organa, ki jo obravnava. Občina bo osebne podatke posredovala vlagatelju v roku 15 dni od prejema popolne zahteve oz. bo vlagatelja v tem roku seznanila z razlogi za zavrnitev posredovanja podatkov.

6) Piškotki

Spletna stran občine deluje s pomočjo t.i. piškotkov (angl. cookies), ki so pomembni za zagotavljanje spletnih storitev, uporabljajo pa se za shranjevanje podatkov o stanju posamezne spletne strani, za pomoč pri zbiranju statistik o uporabnikih in obiskanosti spletnega mesta itd. Ob vstopu na spletno stran se na napravo naložijo samo tisti piškotki, ki so nujno potrebni za delovanje spletne strani. Ostali piškotki se bodo naložili samo s posameznikovo privolitvijo, ki jo posameznik poda v obvestilu ob vstopu na spletno stran. Nastavitve lahko posameznik kadarkoli spremeni in piškotke izbriše (navodila se nahajajo na spletnih straneh posameznega brskalnika).

Spletna stran občine uporablja naslednje piškotke:

7) Varovanje podatkov in točnost podatkov

Občina skrbi za informacijsko varnost in varnost infrastrukture (prostorov in aplikativno-sistemske programske opreme). Naši informacijski sistemi so med drugim zaščiteni s protivirusnimi programi in požarnim zidom. Uvedli smo ustrezne organizacijsko-tehnične varnostne ukrepe, namenjene varstvu osebnih podatkov pred naključnim ali nezakonitim uničenjem, izgubo, spreminjanjem, nepooblaščenim razkrivanjem ali dostopom ter pred drugimi nezakonitimi in nepooblaščenimi oblikami obdelave.

Posameznik je sam odgovoren, da svoje osebne podatke posreduje varno in da so posredovani podatki točni in verodostojni. Občina se bo trudila, da bodo osebni podatki, ki jih obdeluje, točni in po potrebi ažurirani, občasno se lahko na posameznika obrne za potrditev točnosti osebnih podatkov.

8) Pravice posameznika glede obdelave podatkov

Posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ima pravico zahtevati dostop do osebnih podatkov in popravek ali izbris osebnih podatkov ali omejitev obdelave v zvezi z njim ter pravico do ugovora obdelavi in pravico do prenosljivosti podatkov. Zahteva posameznika se obravnava skladno z določbami Splošne uredbe in veljavne zakonodaje varstva osebnih podatkov.

Vse navedene pravice in vsa vprašanja lahko posameznik uveljavlja z zahtevkom, poslanim na naslov občine. O zahtevi, ki se nanaša na pravice posameznika, bo občina odločala na podlagi zakona, ki ureja splošni upravni postopek, v roku enega meseca od prejema zahteve. Ta rok se lahko ob upoštevanju kompleksnosti in števila zahtev podaljša za največ dva dodatna meseca, o čemer bo posameznik obveščen, skupaj z razlogi za zamudo. Uveljavljanje pravic je za posameznika brezplačno, vendar pa lahko občina zaračuna razumno plačilo, če je zahteva očitno neutemeljena ali pretirana, zlasti, če se ponavlja. V takšnem primeru lahko občina zahtevo tudi zavrne. V primeru dvoma o identiteti posameznika se lahko zahteva dodatne informacije, ki jih občina potrebuje za ugotovitev identitete.

V kolikor je zahteva posameznika utemljena, bo občina ugodila zahtevi in posameznika seznanila z odločitivjo. V primeru, da zahtevi posameznika ne bo ugodeno, bo občina izdala odločbo v skladu z zakonom, ki ureja splošni upravni postopek. Občina bo v odločbi posameznika seznanila tudi z informacijo o  pravici do pritožbe pri nadzornem organu v roku 15 dni od vročitve odločbe.

Pravico do vložitve pritožbe pri nadzornem organu lahko posameznik uveljavlja pri: Informacijskemu pooblaščencu RS na naslovu Dunajska 22, 1000 Ljubljana (e-naslov: gp.ip@ip-rs.si, spletna stran: www.ip-rs.si).

Grad,  dne 22. 6. 2023                                          

OBČINA GRAD

županja Cvetka Ficko, l.r.